Gửi hàng bị trễ là nỗi lo không của riêng ai, nhất là trong thời đại mua sắm online bùng nổ như hiện nay. Việc đơn hàng đến muộn không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn khiến các shop đau đầu, mất uy tín. Vậy nguyên nhân nào khiến gửi hàng bị trễ và cách xử lý ra sao? Theo dõi bài viết để được giải đáp!
Nguyên nhân khiến gửi hàng bị trễ
Gửi hàng bị trễ là tình trạng phổ biến trong lĩnh vực vận chuyển, xuất phát từ cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Việc hiểu rõ các yếu tố này giúp người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển chủ động phòng tránh, giảm thiểu rủi ro giao hàng chậm.
Nguyên nhân khách quan
Các nguyên nhân khách quan là những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của con người, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng:
- Thời tiết xấu: Mưa bão, sương mù, lũ lụt hoặc các hiện tượng thời tiết cực đoan có thể khiến phương tiện vận chuyển bị hoãn, lùi lịch hoặc phải thay đổi lộ trình, đặc biệt với vận chuyển đường biển và đường hàng không.
- Tai nạn giao thông: Sự cố trên đường, ùn tắc, tai nạn xe cộ làm gián đoạn hoặc kéo dài thời gian vận chuyển hàng hóa.
- Sự kiện bất khả kháng: Thiên tai, hỏa hoạn, đình công, bãi công, dịch bệnh hoặc các sự kiện xã hội lớn có thể khiến toàn bộ hệ thống vận chuyển bị đình trệ hoặc gián đoạn kéo dài.
- Thủ tục hải quan (với hàng quốc tế): Quá trình kiểm tra, thông quan, kiểm định hàng hóa tại các cửa khẩu quốc tế thường mất nhiều thời gian, đặc biệt khi có quy định mới hoặc hàng hóa thuộc diện kiểm soát đặc biệt.
Nguyên nhân chủ quan
Nguyên nhân chủ quan xuất phát từ các bên tham gia quá trình gửi hàng, bao gồm cả người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển:
- Từ phía đơn vị vận chuyển: Thiếu phương tiện, thiếu nhân lực hoặc quản lý đơn hàng kém khiến việc xử lý, giao nhận bị chậm trễ. Ngoài ra, việc nhầm lẫn, thất lạc hàng hóa, kiểm soát lộ trình không hiệu quả hoặc quy trình nội bộ chậm trễ cũng là nguyên nhân phổ biến.
- Từ phía người gửi: Ghi sai hoặc thiếu thông tin người nhận (địa chỉ, số điện thoại), khiến đơn vị vận chuyển phải xác minh lại, làm tăng thời gian giao hàng. Ngoài ra, gửi hàng bị trễ có thể do người gửi đóng gói, chuẩn bị hàng hóa chậm, xác nhận đơn hàng muộn hoặc gửi hàng vào ngày không phù hợp (giao vào cuối tuần, ngày nghỉ).
- Từ phía người nhận: Không có mặt tại địa chỉ nhận hàng, thay đổi thời gian nhận mà không báo trước, hoặc cung cấp thông tin liên hệ không chính xác khiến quá trình giao hàng bị gián đoạn, phải chuyển sang ngày khác.
Hậu quả của việc gửi hàng bị trễ
Gửi hàng bị trễ không chỉ gây phiền toái cho khách hàng mà còn để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng đối với người bán, đặc biệt là các shop kinh doanh online trên sàn thương mại điện tử:
Mất uy tín với khách hàng
Khi đơn hàng không đến đúng hẹn, khách hàng thường cảm thấy không hài lòng và dễ dàng để lại đánh giá tiêu cực cho shop. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, độ tin cậy và khả năng giữ chân khách hàng cũ cũng như thu hút khách hàng mới. Nếu tình trạng giao hàng trễ xảy ra thường xuyên, shop có nguy cơ mất dần lượng khách trung thành và doanh thu giảm sút đáng kể.
Tăng tỷ lệ hoàn trả hàng hóa
Giao hàng chậm là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến khách hàng từ chối nhận hàng hoặc chủ động hủy đơn. Khi đó, shop không chỉ mất cơ hội bán hàng mà còn phải chịu thêm chi phí logistics, phí vận chuyển hai chiều và xử lý hàng hoàn trả.
Theo các thống kê, tỷ lệ chuyển hoàn cao có thể làm giảm đến 8% doanh thu hàng tháng và tăng chi phí logistics lên tới 20% tổng chi phí vận chuyển. Ngoài ra, chính sách đổi trả ngày càng linh hoạt của các sàn TMĐT cũng khiến tỷ lệ hoàn trả tăng mạnh nếu đơn hàng giao trễ.
Nguy cơ bị phạt từ các sàn thương mại điện tử
Các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiktok Shop đều có quy định nghiêm ngặt về thời gian xử lý và giao hàng. Nếu tỷ lệ giao hàng trễ vượt ngưỡng quy định (ví dụ: Shopee phạt khi tỷ lệ giao hàng trễ từ 10% trở lên), shop sẽ bị trừ điểm uy tín, hạn chế tham gia chương trình khuyến mãi, giảm hiển thị sản phẩm hoặc thậm chí tạm khóa tài khoản bán hàng. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến doanh số mà còn gây khó khăn lớn cho hoạt động kinh doanh lâu dài của shop.
Cách xử lý khi gửi hàng bị trễ
Việc gửi hàng bị trễ có thể gây ảnh hưởng lớn đến cả người bán lẫn khách hàng. Để hạn chế rủi ro và đảm bảo quyền lợi cho các bên, cần có những biện pháp xử lý kịp thời, phù hợp với từng đối tượng liên quan.
Đối với người bán
- Chủ động thông báo cho khách hàng: Ngay khi phát hiện đơn hàng bị trễ, người bán cần liên hệ với khách hàng để thông báo rõ lý do và thời gian giao hàng dự kiến mới. Việc này giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng và giảm thiểu sự bức xúc, mất niềm tin.
- Kiểm tra và xác định nguyên nhân: Người bán nên phối hợp với đơn vị vận chuyển để xác minh nguyên nhân chậm trễ, từ đó đưa ra phương án giải quyết phù hợp. Nếu nguyên nhân do lỗi từ phía shop (ghi sai thông tin, chuẩn bị hàng chậm), cần chủ động nhận trách nhiệm và khắc phục ngay.
- Làm việc với đơn vị vận chuyển: Chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển để đốc thúc giao hàng, yêu cầu hỗ trợ xử lý nhanh hoặc đề xuất các phương án thay thế nếu cần thiết (chuyển sang dịch vụ giao nhanh, đổi tuyến giao hàng…).
- Thương lượng, bồi thường hoặc hỗ trợ: Nếu việc giao hàng trễ gây thiệt hại cho khách hàng, người bán nên chủ động thương lượng, hỗ trợ bồi thường hoặc giảm giá để giữ uy tín và sự hài lòng của khách hàng. Trong hợp đồng thương mại, các điều khoản về bồi thường nên được quy định rõ ràng để tránh tranh chấp.
- Theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng: Sử dụng các công cụ quản lý đơn hàng để theo dõi tiến độ vận chuyển, kịp thời phát hiện sự cố và xử lý nhanh chóng.
Đối với khách hàng
- Kiểm tra thông tin đơn hàng: Khi phát hiện đơn hàng bị trễ, khách hàng nên kiểm tra lại thông tin đơn hàng, địa chỉ nhận, số điện thoại để đảm bảo không có sai sót từ phía mình.
- Chủ động liên hệ với shop hoặc đơn vị vận chuyển: Khách hàng nên liên hệ với người bán hoặc đơn vị vận chuyển để xác nhận tình trạng đơn hàng, nhận hỗ trợ và được cập nhật thời gian giao hàng mới.
- Làm đơn khiếu nại nếu cần: Nếu việc giao hàng trễ gây thiệt hại hoặc không nhận được sự hỗ trợ thỏa đáng, khách hàng có thể làm đơn khiếu nại gửi đến đơn vị vận chuyển hoặc sàn thương mại điện tử. Đơn khiếu nại nên nêu rõ thông tin đơn hàng, thời gian, thiệt hại (nếu có) để được xử lý nhanh chóng.
- Thương lượng giải quyết: Trong trường hợp có thiệt hại, khách hàng và người bán/đơn vị vận chuyển có thể thương lượng về mức bồi thường hoặc hỗ trợ phù hợp theo quy định của hợp đồng hoặc chính sách của sàn TMĐT.
- Thông cảm với các trường hợp bất khả kháng: Nếu giao hàng trễ do nguyên nhân khách quan như thời tiết xấu, thiên tai, dịch bệnh… khách hàng nên thông cảm và phối hợp cùng các bên để điều chỉnh thời gian nhận hàng hợp lý.
Cách hạn chế gửi hàng bị trễ
Để giảm thiểu tối đa tình trạng gửi hàng bị trễ, cả người bán lẫn khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau:
Luôn kiểm tra kỹ thông tin người nhận trước khi gửi hàng
Việc kiểm tra kỹ thông tin người nhận là bước quan trọng đầu tiên để đảm bảo hàng hóa được giao đúng người, đúng địa chỉ và đúng thời gian. Người bán cần xác nhận đầy đủ các thông tin như họ tên, địa chỉ cụ thể (bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố) và số điện thoại liên lạc của người nhận.
Chỉ một sai sót nhỏ trong địa chỉ hoặc số điện thoại cũng có thể khiến đơn hàng bị giao nhầm, giao chậm hoặc thậm chí bị hoàn trả về shop. Đối với các đơn hàng giá trị cao, việc yêu cầu khách xác nhận lại thông tin trước khi gửi sẽ giúp tăng sự chính xác và trách nhiệm trong quá trình nhận hàng.
Chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có cam kết thời gian giao hàng rõ ràng
Người bán nên ưu tiên những đối tác có cam kết rõ ràng về thời gian giao hàng, chính sách bồi thường minh bạch khi xảy ra sự cố giao hàng trễ. Ngoài ra, việc tham khảo đánh giá từ người dùng khác, cũng như kiểm tra mạng lưới phủ sóng của đơn vị vận chuyển tại các khu vực vùng sâu, vùng xa sẽ giúp shop chủ động hơn trong việc đảm bảo đơn hàng đến tay khách đúng hẹn.
Đóng gói hàng hóa cẩn thận, ghi chú rõ ràng nếu giao hàng vào thời điểm đặc biệt
Đóng gói hàng hóa đúng quy cách không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của shop. Đối với các mặt hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh hoặc giao vào dịp lễ, cuối tuần, người bán nên ghi chú rõ ràng trên kiện hàng để đơn vị vận chuyển lưu ý xử lý đúng quy trình. Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp, dán nhãn cảnh báo khi cần thiết sẽ hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình vận chuyển và giúp hàng hóa đến nơi an toàn, đúng thời gian.
Chủ động cập nhật trạng thái đơn hàng qua app, website, hotline
Việc chủ động cập nhật trạng thái đơn hàng giúp người bán và khách hàng kiểm soát được tiến trình vận chuyển, kịp thời phát hiện sự cố để xử lý nhanh chóng. Người bán nên tận dụng các công cụ quản lý đơn hàng của đơn vị vận chuyển như ứng dụng, website hoặc hotline để theo dõi đơn hàng mọi lúc, mọi nơi. Khách hàng cũng nên chủ động tra cứu mã vận đơn để nắm bắt thông tin mới nhất, tránh bỏ lỡ thời gian nhận hàng hoặc gặp phải sự cố không mong muốn.
Đối với khách hàng, nên nhận hàng vào khung giờ linh hoạt, giữ liên lạc với shipper
Khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế tình trạng giao hàng bị trễ. Việc sắp xếp thời gian nhận hàng linh hoạt, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm hoặc khi nhận được thông báo giao hàng, sẽ giúp shipper giao hàng thuận lợi hơn. Ngoài ra, khách hàng nên luôn giữ điện thoại trong tình trạng liên lạc để kịp thời xác nhận với shipper khi hàng đến nơi. Nếu có thay đổi về địa chỉ hoặc thời gian nhận hàng, nên chủ động thông báo sớm cho shop hoặc đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ điều chỉnh phù hợp.
Gửi hàng bị trễ không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm mà còn làm giảm uy tín của người bán. Để hạn chế tình trạng này, cả shop và khách hàng cần phối hợp chặt chẽ, lựa chọn dịch vụ uy tín và kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi. Chủ động phòng tránh sẽ giúp quá trình giao nhận hàng hóa luôn thuận lợi, an toàn.
