3 Cách tra cứu trạng thái đơn hàng nhanh chóng và chính xác

Trong thời đại mua sắm trực tuyến bùng nổ, việc tra cứu trạng thái đơn hàng giúp bạn dễ dàng kiểm soát hành trình sản phẩm và chủ động xử lý khi có sự cố phát sinh. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn sẽ biết đơn hàng của mình đang ở đâu, đã được xử lý hay chưa, từ đó yên tâm hơn trong suốt quá trình chờ đợi nhận hàng. Tham khảo ngay một số cách tra cứu đơn hàng phổ biến dưới đây.

Tra cứu trạng thái đơn hàng qua website của đơn vị vận chuyển

Tra cứu trạng thái đơn hàng qua website của đơn vị vận chuyển là cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác nhất để người gửi, người nhận theo dõi hành trình đơn hàng của mình. Hầu hết các đơn vị vận chuyển lớn như VNPost, Viettel Post, Giao Hàng Nhanh (GHN), Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), J&T Express,…. đều cung cấp tính năng tra cứu trực tuyến trên website chính thức. Về cơ bản, các bước thực hiện sẽ như sau:

• Bước 1: Truy cập vào website chính thức của đơn vị vận chuyển mà bạn sử dụng.
• Bước 2: Tìm mục “Tra cứu vận đơn” hoặc “Theo dõi đơn hàng” trên trang chủ.
• Bước 3: Nhập mã vận đơn hoặc mã đơn hàng được cung cấp khi gửi hàng hoặc đặt hàng online. Một số đơn vị cho phép tra cứu bằng số điện thoại người nhận.
• Bước 4: Nhấn nút “Tra cứu” hoặc “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin chi tiết về trạng thái đơn hàng: đơn hàng đã được tiếp nhận, đang vận chuyển, đã đến kho nào, dự kiến giao hàng, đã giao thành công hay chưa hoặc lý do bị hoàn trả nếu có.

Lưu ý khi tra cứu:

• Mỗi đơn hàng sẽ có một mã vận đơn riêng biệt, bạn cần nhập chính xác để nhận được thông tin đúng.
• Nếu không tra cứu được, hãy kiểm tra lại mã đơn hoặc liên hệ tổng đài chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ kịp thời.
• Một số website cho phép tra cứu nhiều mã vận đơn cùng lúc bằng cách nhập các mã và phân tách bằng dấu phẩy.

Tra cứu cứu trạng thái đơn hàng qua ứng dụng

Việc tra cứu trạng thái đơn hàng qua ứng dụng di động ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự tiện lợi, nhanh chóng và cập nhật liên tục. Hầu hết các đơn vị vận chuyển lớn đều phát triển ứng dụng riêng, cho phép người dùng dễ dàng kiểm tra hành trình đơn hàng mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác trên điện thoại thông minh.

Các bước tra cứu trạng thái đơn hàng qua ứng dụng:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tải ứng dụng chính thức của đơn vị vận chuyển từ App Store hoặc Google Play. Sau đó, đăng nhập bằng số điện thoại hoặc tài khoản đã đăng ký trước đó.
• Bước 2: Trong giao diện ứng dụng, hãy chọn mục “Đơn hàng” hoặc “Quản lý đơn hàng”. Tại đây, toàn bộ đơn hàng liên quan đến tài khoản hoặc số điện thoại của bạn sẽ được hiển thị.
• Bước 3: Nhấn vào mã đơn hàng hoặc tên người nhận để xem chi tiết. Ứng dụng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin như trạng thái hiện tại, lịch sử vận chuyển, dự kiến giao hàng, phí vận chuyển….
• Bước 4: Một số ứng dụng như iGHTK, GHN, Viettel Post còn hỗ trợ hiển thị lộ trình vận chuyển theo thời gian thực và gửi thông báo khi có thay đổi trạng thái đơn hàng.

Lưu ý khi sử dụng ứng dụng tra cứu đơn hàng:

• Đảm bảo sử dụng ứng dụng chính thức từ nhà vận chuyển để bảo mật thông tin.
• Đăng nhập đúng số điện thoại hoặc tài khoản đã dùng khi đặt/gửi hàng để đồng bộ dữ liệu đơn hàng.
• Nếu không tìm thấy đơn hàng, hãy kiểm tra lại thông tin đăng nhập hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ của đơn vị vận chuyển.

Tra cứu cứu trạng thái đơn hàng qua tổng đài/hotline

Tra cứu trạng thái đơn hàng qua tổng đài/hotline là giải pháp hữu ích khi bạn không có kết nối internet, không sử dụng được website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển. Hầu hết các công ty vận chuyển lớn tại Việt Nam đều cung cấp dịch vụ hỗ trợ tra cứu đơn hàng qua tổng đài khách hàng.

Cách thực hiện tra cứu qua tổng đài/hotline:

• Bước 1: Gọi đến số tổng đài chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển mà bạn sử dụng. Bước 2: Thông báo với tổng đài viên rằng bạn muốn tra cứu trạng thái đơn hàng. Chuẩn bị sẵn các thông tin cần thiết như mã vận đơn, số điện thoại người nhận, tên người gửi/nhận để cung cấp cho nhân viên hỗ trợ.
• Bước 3: Nhân viên tổng đài sẽ xác minh thông tin và thông báo chi tiết về trạng thái hiện tại của đơn hàng, bao gồm: đơn hàng đã tiếp nhận, đang vận chuyển, đã giao thành công hay lý do hoàn trả nếu có.

Lưu ý khi tra cứu qua tổng đài:

• Cần cung cấp chính xác mã vận đơn hoặc thông tin liên quan để tổng đài viên hỗ trợ nhanh chóng.
• Một số tổng đài có thể tính phí cuộc gọi theo quy định của từng nhà mạng (ví dụ: Viettel Post, VNPost).
• Thời gian làm việc của tổng đài thường từ 7h đến 21h, một số đơn vị hỗ trợ 24/7 như Viettel Post.

Những lưu ý khi tra cứu trạng thái đơn hàng

Để tra cứu trạng thái đơn hàng nhanh chóng và chính xác, bạn nên lưu ý:

• Luôn nhập đúng mã vận đơn hoặc thông tin liên quan như số điện thoại, email khi tra cứu.
• Chỉ sử dụng website, ứng dụng hoặc tổng đài chính thức của đơn vị vận chuyển để đảm bảo thông tin cập nhật và bảo mật.
• Kiểm tra trạng thái đơn hàng thường xuyên để kịp thời phát hiện sự cố và chủ động liên hệ hỗ trợ khi cần thiết.
• Tuyệt đối không chia sẻ mã vận đơn, thông tin cá nhân cho bên thứ ba không rõ nguồn gốc.
• Nên lưu lại mã vận đơn và các xác nhận đặt hàng ngay sau khi mua để thuận tiện cho việc kiểm tra về sau.

Các vấn đề thường gặp khi tra cứu trạng thái đơn hàng và cách xử lý

Dưới đây là tổng hợp một số vấn đề thường gặp về đơn hàng và cách xử lý hiệu quả:

Không tìm thấy mã vận đơn/mã đơn hàng

Đây là tình huống phổ biến khi người mua hoặc người bán làm mất mã vận đơn, khiến việc tra cứu trạng thái đơn hàng gặp khó khăn. Để xử lý, bạn hãy:

• Kiểm tra lại email, tin nhắn xác nhận đơn hàng hoặc lịch sử giao dịch trên ứng dụng/sàn thương mại điện tử, vì mã vận đơn thường được lưu tại đây.
• Nếu vẫn không tìm thấy, hãy liên hệ tổng đài hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng của đơn vị vận chuyển, cung cấp thông tin như tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng để được hỗ trợ cấp lại mã vận đơn.

Trạng thái đơn hàng không cập nhật trong thời gian dài

Đơn hàng bị “treo” hoặc không có thay đổi trạng thái thường do hệ thống chậm cập nhật, đơn vị vận chuyển gặp sự cố hoặc hàng hóa bị chuyển nhầm kho. Để giải quyết:

• Chủ động liên hệ với tổng đài/hotline của đơn vị vận chuyển để xác nhận tình trạng thực tế của đơn hàng.
• Theo dõi thường xuyên trên website, ứng dụng hoặc liên hệ với người bán để được hỗ trợ kịp thời.

Đơn hàng bị “treo”, chờ xử lý, đang giao hàng quá lâu

Tình trạng này thường xuất phát từ các nguyên nhân như thời tiết xấu, sự cố vận chuyển, thiếu thông tin người nhận hoặc đơn hàng bị chuyển nhầm kho. Cách xử lý:

• Gọi tổng đài đơn vị vận chuyển để kiểm tra nguyên nhân cụ thể và đề nghị đẩy nhanh quá trình xử lý.
• Nếu đơn hàng có giá trị cao hoặc cần gấp, hãy thông báo cho người bán để được ưu tiên hỗ trợ giải quyết.

Đơn hàng hiển thị “Đã giao hàng” nhưng chưa nhận được

Đây là sự cố nghiêm trọng, có thể do shipper giao nhầm, giao cho người nhận hộ hoặc cập nhật sai trạng thái đơn hàng. Để xử lý:

• Kiểm tra với người thân, bảo vệ hoặc lễ tân (nếu giao tại công ty/chung cư) xem có ai nhận hộ không.
• Liên hệ ngay với tổng đài đơn vị vận chuyển để xác minh thông tin giao hàng và yêu cầu kiểm tra lại quá trình giao nhận.
• Nếu xác định có sai sót từ phía vận chuyển, bạn có thể yêu cầu đền bù hoặc giao lại hàng theo chính sách của từng đơn vị.

Nhận được đơn hàng sai/thiếu sản phẩm

Trường hợp nhận sai hoặc thiếu hàng thường xảy ra do lỗi đóng gói, nhầm lẫn khi giao hàng hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển. Cách xử lý:

• Chụp ảnh, quay video làm bằng chứng ngay khi mở hàng.
• Liên hệ với người bán hoặc bộ phận hỗ trợ của sàn thương mại điện tử để gửi yêu cầu đổi trả/hoàn tiền, kèm hình ảnh, video chứng minh.
• Thực hiện theo hướng dẫn của sàn hoặc đơn vị vận chuyển để được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi.

Việc tra cứu trạng thái đơn hàng không chỉ giúp bạn theo dõi hành trình giao hàng một cách chủ động mà còn là công cụ hiệu quả để xử lý kịp thời khi có sự cố phát sinh. Dù tra cứu qua website, ứng dụng hay tổng đài, chỉ cần nắm rõ các bước và lưu ý cần thiết, bạn hoàn toàn có thể yên tâm trong suốt quá trình chờ đợi đơn hàng được giao đến tận tay.