[Giải đáp] Có cần hóa đơn hay phiếu gửi khi gửi hàng không?

Bạn đang băn khoăn không biết có cần hóa đơn hay phiếu gửi khi gửi hàng không? Đây là thắc mắc phổ biến của nhiều cá nhân, doanh nghiệp khi vận chuyển hàng hóa. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định, trường hợp bắt buộc và những lưu ý quan trọng để gửi hàng an toàn, hợp lệ, tránh rủi ro không đáng có.

Tổng quan về hóa đơn và phiếu gửi hàng khi vận chuyển

Trước khi giải đáp thắc mắc có cần hóa đơn hay phiếu gửi khi gửi hàng không thì bạn cần nắm rõ về vai trò, ý nghĩa pháp lý của hóa đơn và phiếu gửi trong vận chuyển hàng hóa. 

Hóa đơn, phiếu gửi hàng là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật. Hóa đơn thể hiện chi tiết thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá trị giao dịch và là bằng chứng xác thực cho quá trình mua bán giữa các bên. Hiện nay, hóa đơn có thể là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, trong đó hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến nhờ sự tiện lợi và dễ quản lý.

Phiếu gửi hàng (hay còn gọi là phiếu giao hàng, phiếu giao nhận hàng hóa) là loại chứng từ xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa người gửi, người nhận hoặc giữa doanh nghiệp và đối tác vận chuyển. Phiếu gửi hàng thường ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ, số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa, ngày gửi và chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Đây là giấy tờ không bắt buộc theo quy định pháp luật nhưng rất quan trọng trong thực tế vận chuyển hàng hóa.

Vai trò của các loại giấy tờ này trong vận chuyển hàng hóa

Hóa đơn:

• Là căn cứ pháp lý chứng minh nguồn gốc, xuất xứ và giá trị hàng hóa khi vận chuyển, đặc biệt cần thiết khi vận chuyển hàng hóa qua các tỉnh hoặc khi bị cơ quan chức năng kiểm tra.
• Hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân kê khai thuế, hạch toán chi phí, quản lý tài chính minh bạch.
• Là bằng chứng giao dịch giúp giải quyết tranh chấp, khiếu nại về hàng hóa, bảo vệ quyền lợi người gửi và người nhận.
• Đáp ứng yêu cầu pháp luật về nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tránh bị xử phạt hành chính.

Phiếu gửi hàng:

• Ghi nhận thông tin chi tiết về đơn hàng, giúp kiểm soát chính xác số lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa được gửi đi.
• Là bằng chứng xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa các bên, giúp giải quyết các tranh chấp về thiếu, mất, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tồn kho, kiểm soát luồng hàng hóa và lập báo cáo vận chuyển dễ dàng hơn.
• Tạo sự minh bạch, nâng cao uy tín và chuyên nghiệp trong giao dịch thương mại, đặc biệt với các đơn vị vận chuyển, shop online, doanh nghiệp logistics.

Ý nghĩa pháp lý và bảo vệ quyền lợi người gửi, người nhận

• Hóa đơn là bằng chứng pháp lý quan trọng, được pháp luật bảo vệ, giúp người gửi và người nhận chứng minh quyền sở hữu, nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi có tranh chấp, khiếu nại hoặc kiểm tra từ cơ quan chức năng.
• Phiếu gửi hàng là căn cứ xác nhận việc đã giao/nhận hàng hóa, giúp các bên bảo vệ quyền lợi khi xảy ra sự cố như thất lạc, hư hỏng hoặc giao thiếu hàng hóa.
• Việc lưu giữ đầy đủ hóa đơn và phiếu gửi hàng giúp người tiêu dùng, doanh nghiệp dễ dàng khiếu nại, yêu cầu bồi thường hoặc bảo hành sản phẩm nếu có sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển và sử dụng hàng hóa.

Quy định pháp luật về hóa đơn, phiếu khi gửi hàng

Có cần hóa đơn hay phiếu gửi khi gửi hàng không? Theo dõi ngay thông tin dưới đây để cập nhật các trường hợp cần và không cần hóa đơn, phiếu khi gửi hàng!

Khi nào bắt buộc phải có hóa đơn khi gửi hàng?

Theo quy định pháp luật, hóa đơn là chứng từ bắt buộc khi vận chuyển hàng hóa trong các trường hợp sau:

• Khi có hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Bất kỳ giao dịch mua bán nào cũng phải lập hóa đơn đi kèm khi vận chuyển hàng hóa, nhằm chứng minh nguồn gốc, giá trị và tính hợp pháp của hàng hóa.
• Hàng hóa có giá trị từ 200.000 đồng trở lên: Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên bán phải lập hóa đơn và giao cho bên mua đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, đơn vị vận chuyển vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin”.
• Hàng hóa thuộc diện chịu thuế VAT: Các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh và chịu thuế VAT như sản phẩm công nghiệp, tiêu dùng, thiết bị điện tử, vật liệu xây dựng… đều phải kèm hóa đơn VAT khi vận chuyển.
• Vận chuyển hàng hóa qua các tỉnh/thành phố: Khi vận chuyển hàng hóa liên tỉnh, hóa đơn VAT là giấy tờ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp, tránh bị cơ quan chức năng tạm giữ hàng hóa khi kiểm tra.
• Hàng hóa có giá trị lớn hoặc thanh toán qua ngân hàng: Những lô hàng có giá trị cao hoặc giao dịch qua ngân hàng bắt buộc phải có hóa đơn VAT để phục vụ cho việc bảo hiểm, kiểm tra, quyết toán hoặc kê khai thuế.
• Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Khi xuất nhập khẩu hàng hóa, hóa đơn VAT cùng các chứng từ hải quan là bắt buộc để đáp ứng yêu cầu pháp lý và thông quan.

Ngoài ra, từ ngày 01/6/2025, hóa đơn vận tải còn phải thể hiện đầy đủ biển số xe, hành trình (điểm đi – điểm đến), tên hàng hóa, thông tin người gửi… theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Các trường hợp gửi hàng không bắt buộc kèm hóa đơn

Một số trường hợp pháp luật cho phép vận chuyển hàng hóa mà không bắt buộc phải kèm hóa đơn, cụ thể:

• Hàng hóa vận chuyển nội tỉnh, khối lượng nhỏ, không thuộc diện chịu thuế VAT: Đối với hàng hóa nhỏ lẻ, vận chuyển trong phạm vi một tỉnh/thành phố, không chịu thuế VAT, không bắt buộc phải kèm hóa đơn VAT. Tuy nhiên, nên có phiếu xuất kho, phiếu gửi hàng hoặc giấy xác nhận nguồn gốc để phòng trường hợp bị kiểm tra.
• Hàng hóa có giá trị dưới 200.000 đồng: Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, với hàng hóa dưới 200.000 đồng, bên bán không bắt buộc phải lập hóa đơn, trừ khi bên mua yêu cầu. Thay vào đó, cần có bảng kê bán lẻ hàng hóa, có ký tên xác nhận và lưu giữ liên giao cho khách hàng.
• Hàng mẫu, hàng biếu tặng, sản phẩm quảng cáo: Những mặt hàng này không phải lúc nào cũng cần hóa đơn VAT, nhưng nên kèm giấy xác nhận từ người gửi để chứng minh nguồn gốc hợp pháp khi vận chuyển.
• Hàng hóa cá nhân, phi thương mại: Đối với hàng hóa do cá nhân tự vận chuyển phục vụ mục đích phi thương mại (không bán, không trao đổi), không bắt buộc phải có hóa đơn. Tuy nhiên, để tránh rủi ro khi bị kiểm tra, vẫn nên chuẩn bị các giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng và nguồn gốc hàng hóa.

Hậu quả khi gửi hàng không có hóa đơn hoặc phiếu gửi

Gửi hàng hóa mà không kèm theo hóa đơn, phiếu gửi hoặc chứng từ hợp lệ không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng cho cả người gửi lẫn người nhận.

Mức phạt khi vận chuyển hàng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Theo quy định hiện hành, vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ bị xử phạt hành chính khá nặng. Cụ thể:

• Nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, mức phạt tiền dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Ngoài ra, tổ chức, cá nhân kinh doanh còn buộc phải lập lại hóa đơn giao cho người mua theo quy định.
• Trường hợp không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định, mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
• Nếu không mang theo giấy vận chuyển hàng hóa (giấy phép vận chuyển), tài xế hoặc doanh nghiệp có thể bị phạt từ 800.000 đến 1.000.000 đồng.

Đặc biệt, hành vi không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ còn có thể bị xem xét là trốn thuế, với mức phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế bị trốn tùy mức độ và số lần vi phạm.

Rủi ro bị giữ hàng, xử phạt hành chính, truy thu thuế

• Bị giữ hàng: Khi cơ quan chức năng kiểm tra mà không xuất trình được hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hàng hóa có thể bị tạm giữ để xác minh nguồn gốc, gây gián đoạn kinh doanh và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
• Xử phạt hành chính: Ngoài các mức phạt tiền nêu trên, cá nhân/doanh nghiệp còn phải lập lại hóa đơn, bổ sung giấy tờ hợp lệ và có thể bị kiểm tra, thanh tra sâu hơn về hoạt động kinh doanh.
• Truy thu thuế: Cơ quan thuế có quyền truy thu các khoản thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với hàng hóa không có hóa đơn hợp lệ, đồng thời tính lãi phạt trên số thuế bị truy thu.

Mất quyền lợi khi xảy ra tranh chấp hoặc thất lạc hàng hóa

• Khó chứng minh quyền sở hữu và giá trị hàng hóa: Khi không có hóa đơn, phiếu gửi, người gửi và người nhận sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh quyền sở hữu, nguồn gốc hợp pháp cũng như giá trị thực tế của hàng hóa khi xảy ra tranh chấp.
• Không được bảo vệ quyền lợi: Nếu hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng hoặc giao nhầm, việc không có chứng từ hợp lệ khiến bạn khó yêu cầu đền bù, khiếu nại hoặc bảo hành từ đơn vị vận chuyển hoặc đối tác kinh doanh.
• Rủi ro pháp lý và uy tín: Giao dịch không minh bạch, thiếu chứng từ khiến đối tác, khách hàng e ngại hợp tác, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và có thể dẫn đến kiện tụng, tranh chấp kéo dài.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về hóa đơn, phiếu gửi khi gửi hàng

Gửi hàng qua xe khách cần hóa đơn không?

Nếu bạn gửi hàng hóa có phát sinh giao dịch mua bán (đặc biệt là hàng giá trị từ 200.000 VNĐ trở lên hoặc thuộc diện chịu thuế VAT), bạn bắt buộc phải có hóa đơn đi kèm. Nhà xe cũng phải xuất hóa đơn cước vận chuyển nếu phí vận chuyển từ 200.000 VNĐ/lần trở lên, dù khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn. Với hàng hóa cá nhân, phi thương mại hoặc gửi nội tỉnh, có thể không cần hóa đơn nhưng nên có giấy tờ chứng minh nguồn gốc để tránh rủi ro khi kiểm tra.

Gửi hàng nhỏ lẻ, cá nhân có cần phiếu gửi không?

Với hàng nhỏ lẻ, cá nhân gửi không nhằm mục đích kinh doanh, pháp luật không bắt buộc phải có phiếu gửi. Tuy nhiên, nên sử dụng phiếu gửi hàng để ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa nhằm đảm bảo quyền lợi, tránh thất lạc hoặc nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển.

Làm gì nếu mất phiếu gửi hàng?

Khi phát hiện mất phiếu gửi hàng, bạn nên:

• Kiểm tra lại mã vận đơn, hóa đơn, các chứng từ liên quan (email, tin nhắn, tài khoản mua hàng).
• Liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển, cung cấp thông tin xác thực để được hỗ trợ tra cứu, cấp lại mã vận đơn hoặc xác minh đơn hàng.
• Đối với doanh nghiệp, nếu làm mất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cần lập báo cáo mất và thực hiện các thủ tục theo quy định để tránh bị xử phạt hành chính.

Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc có cần hóa đơn hay phiếu khi gửi hàng không. Việc chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, phiếu gửi giúp đảm bảo an toàn, tránh rủi ro bị phạt, giữ hàng hoặc mất quyền lợi khi có tranh chấp, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong kinh doanh.