Chi phí vận chuyển đóng vai trò then chốt trong hiệu quả hoạt động logistics và chuỗi cung ứng. Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách, nâng cao năng lực cạnh tranh. Bài viết sau sẽ phân tích toàn diện những yếu tố chính tác động đến chi phí vận chuyển và các giải pháp kiểm soát chi phí hiệu quả.
Chi phí vận chuyển là gì?
Chi phí vận chuyển là khoản tiền mà cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả cho đơn vị vận chuyển để hàng hóa được di chuyển từ điểm xuất phát đến điểm đến theo thỏa thuận trong hợp đồng vận chuyển. Khoản chi phí này không chỉ bao gồm phí vận chuyển cơ bản – tức số tiền cố định được xác lập trước – mà còn có thể phát sinh thêm các phụ phí như phí quãng đường xa hơn dự kiến, phí nhiên liệu, phí VAT… hoặc các khoản phí đặc biệt khác tùy vào đặc điểm hàng hóa và yêu cầu vận chuyển.
Chi phí vận chuyển bao gồm những gì?
Chi phí vận chuyển là tổng hợp nhiều khoản mục khác nhau, phản ánh toàn bộ số tiền cần chi trả để hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ. Cụ thể:
Chi phí cầu đường
Đây là khoản phí bắt buộc mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải đóng khi sử dụng các tuyến đường có thu phí, cầu, hầm hoặc trạm thu phí trên hành trình vận chuyển. Mức phí này được quy định dựa trên loại phương tiện, tải trọng và quãng đường di chuyển. Phí cầu đường thường được tính theo tháng, quý hoặc năm, và là một phần không thể thiếu trong bảng giá vận tải đường bộ hiện nay.
Chi phí nhiên liệu
Chi phí nhiên liệu (xăng, dầu) là yếu tố biến động lớn nhất trong tổng chi phí vận chuyển. Giá nhiên liệu thay đổi liên tục theo thị trường, tác động trực tiếp đến giá cước vận tải. Ngoài chi phí nhiên liệu cơ bản, các hãng vận chuyển còn áp dụng phụ phí nhiên liệu, thường được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng cước phí, nhằm bù đắp những biến động giá xăng dầu trên thị trường.
Chi phí bảo dưỡng phương tiện
Đây cũng là một trong các chi phí gửi hàng hiện nay. Phương tiện vận chuyển cần được bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo an toàn, kéo dài tuổi thọ và giảm nguy cơ hỏng hóc khi vận hành. Chi phí bảo dưỡng bao gồm các khoản như thay dầu, kiểm tra động cơ, sửa chữa, thay thế linh kiện, vệ sinh xe… Mức chi phí này phụ thuộc vào loại xe, tải trọng và số km đã vận hành, thường dao động từ hàng triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi lần bảo dưỡng tùy cấp độ.
Chi phí nhân công
Đây là khoản chi trả cho tài xế, phụ xe và các nhân viên liên quan đến quá trình vận chuyển. Chi phí nhân công bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, tiền ăn ở, làm thêm giờ và các khoản thưởng nếu có. Mức chi phí này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, loại hình vận chuyển và thời gian vận chuyển thực tế.
Chi phí bảo hiểm hàng hóa
Bảo hiểm hàng hóa là khoản chi phí giúp bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng khi xảy ra rủi ro như mất mát, hư hỏng, tai nạn trong quá trình vận chuyển. Mức phí bảo hiểm thường được tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị lô hàng, tùy thuộc vào phương thức vận chuyển, loại hàng hóa và phạm vi bảo hiểm. Bảo hiểm là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.
Chi phí quản lý, xử lý giấy tờ
Đây là khoản phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị, kiểm tra, phát hành và chỉnh sửa các loại chứng từ vận tải như vận đơn, hóa đơn, giấy tờ hải quan, giấy phép xuất nhập khẩu… Chi phí này bao gồm phí lập vận đơn, phí kiểm tra và xử lý chứng từ hải quan, phí sửa đổi chứng từ, phí điện giao hàng, phí chuyển phát chứng từ… Các khoản phí này đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình vận chuyển quốc tế.
Chi phí bốc xếp, lưu kho
- Chi phí bốc xếp: Là khoản tiền chi trả cho việc nâng, hạ, xếp dỡ hàng hóa lên/xuống phương tiện vận tải hoặc kho bãi. Mức phí này thường tính theo trọng lượng, khối lượng, loại hàng hóa hoặc số lần bốc xếp.
- Chi phí lưu kho: Phát sinh khi hàng hóa phải lưu trữ tại kho bãi, cảng hoặc điểm trung chuyển trong thời gian chờ vận chuyển hoặc làm thủ tục. Phí lưu kho thường được tính dựa trên số ngày lưu trữ vượt quá thời hạn miễn phí, kích thước, chủng loại hàng hóa và quy định của từng kho/cảng.
Phí vận tải quốc tế
Đây là khoản phí phải trả cho đơn vị vận chuyển quốc tế để hàng hóa được giao từ quốc gia xuất phát tới quốc gia đích. Cước phí này thường tính dựa trên trọng lượng hoặc thể tích hàng hóa, loại hình vận tải, tuyến đường, thời gian vận chuyển… Ngoài ra, phí vận tải quốc tế còn bao gồm các khoản phí liên quan như phí xếp dỡ, phí bảo hiểm, phí thủ tục hải quan, phí lưu kho tại cảng, phí đóng gói….
Các phụ phí phát sinh khác
Trong quá trình vận chuyển, có thể phát sinh nhiều loại phụ phí ngoài cước phí chính. Có thể kể đến như: Phụ phí xếp dỡ tại cảng (THC), phụ phí mất cân đối container (CIC), phụ phí biến động giá nhiên liệu, phụ phí mùa cao điểm, phụ phí quá khổ quá tải…
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển hàng hóa chịu ảnh hưởng của các yếu tố sau:
Quãng đường vận chuyển
Khoảng cách từ điểm gửi đến điểm nhận là yếu tố then chốt quyết định chi phí vận chuyển. Quãng đường càng xa, chi phí càng cao do phải tiêu tốn nhiều nhiên liệu hơn, tăng phí cầu đường, hao mòn phương tiện và thời gian vận chuyển lâu hơn.
Đặc biệt, các tuyến đường quốc tế hoặc liên tỉnh còn phát sinh thêm phí và thuế quan tại nước nhập khẩu. Ngoài ra, điều kiện địa hình như đường núi, đô thị đông đúc hay vùng sâu vùng xa cũng làm tăng chi phí do yêu cầu sử dụng phương tiện chuyên dụng hoặc mất nhiều thời gian vận chuyển hơn.
Khối lượng và kích thước hàng hóa
Các đơn vị vận chuyển thường tính phí dựa trên trọng lượng thực tế hoặc khối lượng thể tích (dài x rộng x cao) của hàng hóa. Hàng hóa càng nặng hoặc cồng kềnh thì chi phí càng cao do chiếm nhiều diện tích và làm giảm khả năng chuyên chở của phương tiện. Ngoài ra, việc đóng gói hợp lý giúp giảm khối lượng thể tích, từ đó tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Loại hàng hóa và đặc tính riêng
Tính chất của hàng hóa cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển. Vận chuyển hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm (hóa chất, pin, chất lỏng), hàng có giá trị cao hoặc cần bảo quản đặc biệt (như thực phẩm đông lạnh, dược phẩm) đều yêu cầu phương tiện chuyên dụng, đóng gói kỹ lưỡng và bảo hiểm riêng, dẫn đến chi phí vận chuyển cao hơn so với hàng hóa thông thường.
Phương thức vận chuyển
Mỗi phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không, đường sắt) có chi phí khác nhau. Đường bộ linh hoạt, phù hợp với khoảng cách ngắn và chi phí thấp hơn so với đường hàng không.
Ngược lại, đường hàng không có chi phí cao nhất nhưng rút ngắn thời gian giao hàng, phù hợp với hàng hóa cần chuyển gấp hoặc dễ hư hỏng. Đường biển thích hợp cho hàng hóa lớn, số lượng nhiều, chi phí tính theo thể tích hoặc trọng lượng thực tế.
Thời gian và yêu cầu giao hàng
Yêu cầu giao hàng nhanh (giao hỏa tốc, giao trong ngày) sẽ làm tăng chi phí do phải sử dụng phương tiện ưu tiên hoặc lộ trình nhanh hơn. Ngược lại, lựa chọn giao hàng tiêu chuẩn với thời gian linh hoạt sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Ngoài ra, thời gian giao nhận còn bị ảnh hưởng bởi thời tiết, tắc đường, kiểm tra an ninh hoặc thủ tục hải quan, dẫn đến phát sinh thêm chi phí nếu có sự chậm trễ hoặc yêu cầu đặc biệt.
Giá nhiên liệu và biến động thị trường
Giá nhiên liệu (xăng, dầu) là thành phần chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận tải, đặc biệt với vận tải đường bộ, đường biển và hàng không. Khi giá nhiên liệu tăng, chi phí vận hành phương tiện tăng theo, kéo theo giá cước vận chuyển tăng mạnh. Ngoài ra, biến động thị trường như cung cầu vận tải, bất ổn địa chính trị, hay các sự kiện toàn cầu cũng tác động mạnh đến giá cước vận tải quốc tế, khiến chi phí vận chuyển thay đổi liên tục.
Điều kiện giao thông, địa lý, thời tiết
Đây cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển. Đường xá tắc nghẽn, hư hỏng hay địa hình phức tạp (đồi núi, vùng sâu vùng xa) sẽ làm tăng thời gian di chuyển, tiêu hao nhiên liệu nhiều hơn và phát sinh thêm chi phí bảo trì phương tiện. Thời tiết xấu như mưa bão, lũ lụt, sương mù cũng có thể làm chậm tiến độ giao hàng, tăng rủi ro và chi phí phát sinh do phải thay đổi lộ trình hoặc sử dụng phương tiện chuyên dụng.
Thuế, phí hải quan
Đối với vận chuyển quốc tế, các loại thuế và phí hải quan là khoản chi phí bắt buộc khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Bao gồm phí thông quan, lệ phí cấp giấy tờ, phí kiểm tra, giám sát, cũng như lệ phí đối với phương tiện vận tải quá cảnh. Mức phí này được quy định rõ ràng bởi pháp luật từng quốc gia và có thể thay đổi tùy vào loại hàng hóa, phương tiện, tuyến đường và chính sách ưu đãi hoặc bảo hộ thương mại của mỗi nước.
Chính sách, quy định của nhà nước & quốc tế
Hoạt động vận tải chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của các quy định pháp luật trong nước và quốc tế. Ở Việt Nam, các văn bản như Luật Thương mại 2005, Nghị định 163/2017/NĐ-CP về dịch vụ logistics, Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý xuất nhập khẩu… quy định cụ thể về điều kiện kinh doanh, thủ tục hải quan.
Ngoài ra, các công ước quốc tế như CMR, Hague-Visby hay Montreal cũng điều chỉnh hoạt động vận tải xuyên biên giới. Việc thay đổi chính sách, quy định hoặc tăng cường kiểm tra, kiểm soát sẽ làm phát sinh thêm chi phí tuân thủ, giấy phép, bảo hiểm và các khoản phí liên quan.
Chi phí lao động, nhân sự
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển bao gồm cả chi phí lao động, nhân sự. Phí này bao gồm lương tài xế, phụ xe, nhân viên kho bãi, nhân viên xử lý giấy tờ và các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội.
Khi mức lương tối thiểu tăng hoặc thiếu hụt lao động có tay nghề, chi phí nhân sự sẽ tăng lên, tác động trực tiếp đến giá thành vận chuyển. Ngoài ra, các khoản chi phí đào tạo, làm thêm giờ hay thưởng hiệu suất cũng được tính vào tổng chi phí vận chuyển.
Giải pháp tối ưu chi phí vận chuyển
Tối ưu chi phí vận chuyển là mục tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao lợi nhuận và tăng sức cạnh tranh. Dưới đây là những giải pháp hiệu quả, thực tiễn, được các chuyên gia và doanh nghiệp logistics khuyến nghị:
- Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển: Sử dụng phần mềm quản lý định tuyến hoặc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để xác định lộ trình ngắn nhất, tránh tắc nghẽn, giảm thời gian và nhiên liệu tiêu hao. AI còn giúp phân tích dữ liệu đa chiều về giao thông, thời tiết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 20-30% chi phí vận hành và giảm 15-25% thời gian vận chuyển.
- Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp: Chọn loại phương tiện đúng với đặc thù hàng hóa và quãng đường sẽ giúp giảm lãng phí công suất, tiết kiệm chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng. Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc sử dụng phương tiện thân thiện môi trường như xe điện, xe hybrid để tận dụng ưu đãi thuế phí và giảm chi phí dài hạn.
- Gộp hàng và hợp nhất vận chuyển: Thay vì vận chuyển từng lô nhỏ, hãy hợp nhất các đơn hàng cùng tuyến, cùng khách hàng hoặc cùng điểm đến để tối đa hóa dung tích phương tiện và giảm số chuyến đi. Việc này giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển đơn vị cho mỗi sản phẩm, đồng thời giảm phát thải và tối ưu nguồn lực.
- Kết hợp nhiều phương thức vận tải: Phối hợp linh hoạt giữa đường bộ, đường thủy, đường sắt hoặc hàng không giúp tận dụng ưu điểm từng phương thức, giảm chi phí và rút ngắn thời gian giao hàng.
- Tối ưu đóng gói và xếp dỡ hàng hóa: Thiết kế bao bì vừa vặn, giảm kích thước và trọng lượng không cần thiết. Đào tạo nhân viên đóng gói, xếp dỡ khoa học giúp tận dụng tối đa không gian xe, giảm số chuyến vận chuyển và hạn chế hư hỏng hàng hóa.
- Thương lượng và ký hợp đồng dài hạn với đối tác vận chuyển: Ký hợp đồng vận chuyển lâu dài với các đơn vị uy tín giúp doanh nghiệp nhận được mức giá ưu đãi, giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến và đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định.
- Ứng dụng công nghệ quản lý logistics: Sử dụng phần mềm quản lý kho, quản lý đơn hàng, theo dõi lộ trình vận chuyển giúp kiểm soát chi phí, phát hiện điểm chưa tối ưu và điều chỉnh kịp thời. Công nghệ còn giúp giảm thời gian xử lý giấy tờ, tự động hóa quy trình và hạn chế sai sót.
- Lựa chọn thời điểm vận chuyển hợp lý: Tận dụng các khung giờ thấp điểm hoặc mùa vận chuyển ít cao điểm để hưởng mức giá tốt hơn, giảm nguy cơ tắc nghẽn và tiết kiệm chi phí.
- Xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác logistics: Duy trì quan hệ tốt với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải giúp doanh nghiệp dễ dàng thương lượng giá, nhận hỗ trợ khi phát sinh sự cố và tối ưu hóa chi phí lâu dài.
Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển là chìa khóa giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Từ quãng đường, trọng lượng, phương thức vận chuyển đến giá nhiên liệu hay điều kiện giao thông, mỗi yếu tố đều tác động trực tiếp đến tổng chi phí logistics. Chủ động nắm bắt những yếu tố này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
